Om optimale vastlegging en minimale administratieve belasting te kunnen waarborgen, is het gebruik van een digitaal dossier absoluut noodzakelijk. Het digitaal dossier is web based, streeft naar one entry data en is toegankelijk voor de deelnemer, praktijkopleider, leidinggevende, Marlijn Academie, de onderwijsinstelling en zelfs kenniscentra.  Zo kan ieder vanuit zijn discipline en verantwoordelijkheid meekijken naar de resultaten en deze desgewenst beoordelen. De leerling kan zien welke lessen wanneer in de planning staan, kan het lesmateriaal en de opdrachten downloaden en zelf de resultaten van zijn inspanningen aan het dossier toevoegen. Op deze manier wordt een portfolio opgebouwd door de leerling en wordt het leerproces toetsbaar voor de onderwijsinstelling.